Cuando hablamos de una guía de despacho nos referimos a un documento tributario electrónico que refleja el traslado de los productos desde la tienda o proveedor al domicilio del cliente; en este sentido, el documento sirve como respaldo a la entrega del bien y protege al cliente ante ciertos desacuerdos que puedan surgir por motivo de la entrega.

Ahora bien, para emitir este tipo de documentos existe la posibilidad de hacerlo a través de un sistema de facturación electrónica; sea aquel que nos da el Servicio de Impuestos Internos (SII) y que conocemos bajo el nombre de MiPyme o por medio de las plataformas de mercado, que no son más que software diseñados por empresas privadas y que en muchos casos te ofrecen herramientas extras, que no hallarás en el SII.

LEE: ¿Qué es una Guía de Despacho?

Dentro de esta última opción encontrarás a OpenFactura, un sistema pensado para pequeñas empresas y emprendedores que buscan emitir sus documentos de manera sencilla y eficiente. Con OpenFactura podrás emitir boletas electrónicas, facturas, notas de crédito y guía de despacho; a su vez, tendrás la posibilidad de diseñar plantillas, personalizar tus documentos y más.

¿Qué datos debe contener una guía de despacho?

De acuerdo con el SII, toda guía debe contar con:

  • La fecha de envío de los bienes al cliente o su retiro sin perjuicio del tiempo que transcurra en el envío o retiro.
  • El nombre, dirección y número de RUT del vendedor y del comprador.
  • Los detalles y precios del bien enviado o retirado; este documento debe ser timbrado por el SII.
  • çLa patente del vehículo destinado al transporte de la mercancía, sin importar que la operación constituya o no una venta.
  • Otro elemento relevante en la guía de despacho es la numeración; en este sentido, todo documento tributario electrónico debe respetar un orden y por tanto seguir una numeración, de lo contrario se generaría un desorden tributario.

Ahora bien, las guías de despacho suelen hacerse en cuadruplicado. El documento original y la segunda copia quedan en potestad del comprador, quien deberá adjuntarlos a la factura una vez que esta es emitida. El vendedor por su parte está en la obligación de conservar el duplicado por al menos 6 años, en ella debe indicarse la numeración y la factura a la cual hace referencia.

¿Puedo anular una guía de despacho?

Si, existe la posibilidad de anular este documento por motivo de error. En estos casos no es necesario informar al SII de ello, sólo deberás registrar la acción en el Libro de Guías de Despacho Electrónicas.